ネットワークビジネスに限らず、あらゆるビジネスにとって、
文章力の重要性が近年増しています。

日常的にメールで仕事上の連絡を取る機会が増えて、
メールにおける文章力も重要になってきました。
以前は、電話でメモを取りながらの業務の多くが、
メールでのやり取りで処理されるようになってきました。

ビジネス上のある程度複雑な内容を短時間で伝えようとする場合、
よく書けた文書は、 一覧性に優れているし、誤解の余地が少ないし、
記録に残ります。


ネットワークビジネスにおいても同様です。
以前は口コミで伝えていた情報を文章にすることで、
誤解の余地が少なくなりますし、記録に残りますから、
「言った、言わない」という論争が避けられるという利点にもなります。


ビジネス文章の書き方について、
経済評論家の山崎 元氏が書いた心得を以下にご紹介します。


【筆者紹介】
山崎 元(やまざき はじめ):経済評論家・楽天証券経済研究所客員研究員。
58年北海道生まれ。81年東京大学経済学部卒。三菱商事、野村投信、
住友信託銀行、メリルリンチ 証券、山一證券、UFJ総研など12社を経て、
現在、楽天証券経済研究所客員研究員、マイベンチマーク代表取締役。


● 1 誤解のないように余さず書く

ビジネス文書の書き方で、第一に挙げるべき心得は、
誤解が起こらないように必要なことを余さず全て書く、
ということではないかと思う。

特に E メールでは、「メールは簡単でもいい」という
先入観がある場合が多いのか、
言葉足らずな文章を書く人が少なくない。
通常は、字数が制限されないのだから、
丁寧に言葉を尽くして説明しよう。

固有名詞は省略しない方が良いし、
挨拶や注釈なども省略しない方が良い。

また、意見を述べる場合は、根拠が分かるように書くべきだし、
論理的な場合分けも意識して隙の無い文章を作るように
心掛けたい。
敬語も省略しない方が良い。

E メールで論理的で丁寧な文章を書くと、窮屈だと思う場合が
あるかも知れないが、この点については、改行を頻繁に入れて、
段落の間を1行空けるなど、レイア ウトを目に優しくすると、
堅苦しさが緩和される。

ビジネスの場合、文末は話し言葉調ではない方がいいが、
読み手が目の前にいて、この相手に向かって、言葉 で物事を
説明している積もりで書くと、不自然さの少ない文章が書ける
場合が多い。


● 2 語彙を読み手に合わせる

ビジネスの文章は、企画書であれば読み手にアイデアに
共感して貰って仕事が前に進むようなものを書きたいし、
転職の応募の際に送る「職務経歴書」の場合も、
やはり読み手が「この候補者なら会ってみたい」と思って、
面接に呼んでくれるような文書を書きたい。

この場合に重要なのは、相手にとって違和感が無くて、
頭の中に入って行き易い言葉を使うことだ。


一般に、専門分野の話や難しい話を分かりやすく話してくれる人は
「頭が良い」といわれることが多いが、
こういう人は、物事を良く理解して要点を論理的に話してくれるし、
同時に、相手の理解しやすい単語や言い回しで話すことが
自然に出来る人である場合が多い。

自分がこれから書く文章は、誰に読んで貰う文章で、その場合、
相手の心に入って行き易い語彙はどのようなものだろうか、
ということを想像しながら文章を書くといい。


● 3 文章は「削って」修正する

企画書、稟議書の類でも、あるいは E メールでも、
書き上がった文章は必ず読み直して、誤りがないことの確認は
もちろん、改善できる点が無いか探してみるべきだ。

この際、無くても意味が通じるつなぎの言葉や、修飾語、
あるいは、「・・・と思う」や「・・・と考える」、「・・・だろう」といった
文意を弱める語尾など をなるべく削除すると、
引き締まったインパクトの強い文章になりやすい。

また、「一文一文は短い方がいい」といった、
文章読本的な定石を活かすのもこの段階の作業だ。

誰か対話の相手を想定して、この相手に物事を
説明するようなつもりで、文章を書いていく。



● 4 人に読まれる文章を書く

文章にあっても、経験と練習が重要だ。
数をこなすと文章はだんだん上手くなるし、
少なくとも、同様の文章を書くのに要する時間は短縮される。

この場合に大切なことは、
他人に読まれることを前提とした文章を書くことだ。

私的な日記や、何らかのテーマに関する研究レポートのようなもの
を密かに書き ためて文章の練習になる場合もあるが、
ビジネスのための文章を上手く書けるようになることを目指すなら、
読み手を意識した文章を継続的に書くことが大事 だ。


※この記事は、リクルートエージェントのウェブサイト「ビジネス羅針盤」に
掲載された内容をjapan.internet.com 編集部が再編集したものを元に
書いています。



私も普段の仕事は、メールのやりとりと、サイトやブログの記事更新
と文章を書くことが中心です。

できるだけ、簡潔で、分かりやすい文章を書くことを心がけていますが、
全ての人が同じように私が書いた文章を解釈してくれるとは限りません。
まだまだ未熟だと感じています。


しかし、ネットワークビジネスを副業に選ぶ、もしくは、これを本業に
しようと本気で考えているのなら、文章を書く練習は不可欠です。

もちろん、普段からグループ内でメールのやりとりして練習することが
できます。

この時に相手のメールを正しく理解しよう、自分の伝えたいことを
正しく文章にしようと、意識することが大切です。

メールでの文章の心得は、まずは相手のメールをよく読んで、
内容を理解してから、文章を書くことが大切だと思います。


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