私たちのグループでは、ネットワークビジネスを
主にインターネットを使って活動しているため
コミュニケーションツールに使われているのは
ほどんど電子メールです。

普段、携帯メールを使い慣れていると、
ビジネスメールとプライベートメールを混同しがちになり、
知らず知らずのうちに仕事上の相手を不快にさせるメール
を送っている危険性があります。



好ましくないメールで最も多いものは

1 敬語の間違いや口語が交ざった文章

2 若者が間違いやすい事例として
  上司などの目上の人や、取引先などに送るメールに
  絵文字や顔文字、「(笑)」などの記号を使うこと

3 「拝啓」から季節のあいさつを始めるような丁寧
  すぎるメールも読む相手の時間を奪ってしまう




自分と相手との関係を自覚し、会話よりはやや丁寧な
言い回しで、伝えたいことが瞬時に分かる文章を
書けるようになることが理想です。

そのために、最低限のメールマナーを知ること、
ケース別にフォーマットを作成しておくと効率的で
便利です。

以下は、一般的なビジネスメールのマナーです。。
※で、ネットワークビジネスでの注意点を補足しています。


1 宛先・件名で注意したいポイント

● 相手は件名を見てそのメールをすぐ開くかどうか決めます。

一目で何のメールなのかが分かるように、具体的な名称、日付、
送り手の意図、緊急性や重要度、自分の名前などを入れる。

※ あまり件名が長くなるのも、読む気がなくなりますから
  よくやり取りする相手だったら、自分の名前はアドレスから
  わかるので、必要ないでしょう。

●  メーラーの機能を利用し、○○様というように敬称をあらかじめ
   メールアドレスに登録しておくと、より丁寧です。


2 本文で注意したいポイント

●  顔文字、記号などは使わない
●  正しい敬語を使う
●  メールは24時間以内にチェックする
●  迅速に返信する
●  基本は1通につき1テーマ

※ 適度な顔文字や記号は親しみを増すと思います。
※ メールで質問したことに返信もらったら、お礼と
  質問したことが解決したか報告を返信しましょう。


3 基本的な文章の組み立て

(1)相手の所属(会社名)と氏名(地位が高い人には役職も付ける)
(2)自分の名乗り、所属、氏名、役職など
(3)簡単なあいさつ文
(4)用件
(5)末尾のあいさつ
(6)署名

※ 要件のみのメールは、時には相手に不快感を与えます。
  「親しき仲にも礼儀あり」最低限の挨拶と署名はつけましょう。
  「署名」はメーラーで登録しておくといいでしょう。


4 簡潔に伝えるポイント

● 拝啓・敬具といった頭語と結語は省く。
  季節のあいさつも不要。
  丁寧すぎる文章は結局何が言いたいのか分かりにくくなる。


●  改行を使ってスッキリ、分かりやすく書く。
  1行は長くても35文字ぐらいにする。
    1段落は5~7行でまとめ、意味の分かれ目は1行空ける。
    スクロールせずに読める長さが理想

●  伝えたいことがいくつかあってまとめづらいときには、
  「記書き」で本文の終わりに要点をまとめたり、
    「個条書き」を使うなどして、簡潔に分かりやすいようにする。




※ 特に、ネットワークビジネスをサイドビジネスとして行う場合、
  メール1つに 時間を取っていたのでは、本業や余暇の時間に影響を
  及ぼすことになります。

  アップからのメールで参考になる文章などをコピーしてフォーミュラー
  を作り、時間の節約するのもいいでしょう。